Voorbeeldprojecten

VOORBEELDROJECTEN

MeerWaarde onderzoek

Wat is de huisvestingsopgaaf Wlz-wonen in 2040?

Samen voor Sallandse Zorg is een samenwerkingsverband van veertien zorginstellingen in ouderenzorg, GGZ en VG en Salland zorgkantoor. Samen zetten zij zich in voor een toekomstbestendige zorg in de regio. Een van de deelprojecten had betrekking op het in kaart brengen van de regionale huisvestingsopgaaf Wlz-wonen tot 2040.   

Uitdaging

Aan de start van het project was er geen zicht op wachtlijsten, de toename van vraag naar huisvesting met zorg en Het vraagstuk van zorg- en ouderenhuisvesting vraagt om transparantie en samenwerking van een groot aantal stakeholders (o.m. het Zorgkantoor, de lokale zorgorganisaties, gemeenten (sociaal en ruimtelijk domein), woningbouwcorporaties en de provincie). Aan de start van het project was er nog geen zicht op de toename van de vraag, waardoor er ook geen gedeeld urgentiebesef was en zeker geen gedeeld eigenaarschap. MeerWaarde Huisvestingsadvies kreeg de opdracht om de ontwikkeling van de huisvestingsvraag naar wonen met zorg in kaart te brengen én om met de aanpak van het proces beweging en urgentiebesef te realiseren. Animatie van het vraagstuk: https://youtu.be/UU4u-Zfbz9s

MeerWaarde

Voor dit onderzoek zijn 35 vertegenwoordigers van de belangrijkste stakeholders geïnterviewd. Deze interviews leidden naast inzicht in de huisvestingsopgaaf en oplossingsrichtingen tot bewustwording van het eigen aandeel in het vraagstuk bij de deelnemers. Daardoor ontstond er urgentiebesef, wat zichtbaar is geworden in de deelname van 48 bestuurders, directeuren, vastgoedmanagers, klantmanagers, gedeputeerden, wethouders en beleidsmakers aan een slotbijeenkomst. Tijdens deze bijeenkomst zijn netwerken verbreed en concrete afspraken gemaakt voor verdere verkenning en samenwerking. Er is beweging! 

MeerWaarde onderzoek

Is er een optimale fit van vraag en aanbod?

Een grote energieleverancier wil haar bedrijfshuisvesting efficiënt en effectief inzetten, waarbij de juiste kwaliteit tegen voor de organisatie acceptabele kosten wordt gerealiseerd. Door opeenvolgende reorganisaties is er echter  onvoldoende zicht op de mate waarin vraag en aanbod op elkaar aansluiten, zowel in kwantitatief als in kwalitatief opzicht. 

Uitdaging

De ervaring leert dat een tekort aan huisvesting wordt gemeld, maar een overschot verborgen blijft. Dit is niet doelbewust, want gebruikers zijn vooral gefocust op het uitvoeren van de eigen werkzaamheden en niet zozeer op efficiënt gebruik. Werkplektevredenheidsonderzoeken, in combinatie met managementinterviews en werkplekbezettingsgraadmetingen, brengen zowel de beleving als het feitelijke gebruik in kaart. Om oorzaken van (lokale) ontevredenheid te achterhalen is aanvullend onderzoek gedaan naar temperatuur, luchtvochtigheid en/of akoestiek.

MeerWaarde

Inzicht in het feitelijke gebruik, beleving van gebruikers, en de performance van de huisvesting, zijn randvoorwaarden voor het optimaal afstemmen van vraag en aanbod. Pas dan kan de juiste verhouding tussen prijs en kwaliteit worden gerealiseerd. Meten is weten! 

MeerWaarde onderzoek

Hoe beleven senioren gastvrijheid?

Een instelling voor ouderzorg onderscheidt zich door gastvrije zorg.  De aandacht is in het verleden vooral uitgegaan naar gastvrij gedrag van medewerkers en vrijwilligers. De instelling vraagt zich af hoe gastvrij cliënten de woonomgeving eigenlijk vinden. Wonen doen mensen immers 24 uur per dag, 7 dagen in de week, terwijl het directe contact met zorgmedewerkers door de dag heen verspreid plaatsvindt en in tijd relatief beperkt is.

Uitdaging

Met het ouder worden werken de zintuigen minder goed. Hierdoor nemen cliënten hun omgeving anders waar dan medewerkers dit doen. Daardoor is het soms moeilijk in te schatten wat het effect is van inrichting ten aanzien van het gemak van oriëntatie (herkenbaarheid, zichtlijnen), het akoestisch comfort (omgevingsgeluid) en het welbevinden (thuis voelen). 
De beleving van gastvrijheid is in kaart gebracht met de gastvrijheidsscan, die factoren meet die de beleving van gastvrijheid beïnvloeden. Een voorbeeld van de bevindingen: de locatie van de receptie is niet goed zichtbaar vanaf de entree. Ook ontbreekt een zitje in de nabijheid van de balie. Mensen die moeten wachten zitten nu op 20 meter afstand, met hun gezicht van de balie afgewend. Dit geeft een onrustig gevoel. De vele inrichtingsstijlen in het restaurant geven een onrustig beeld, en de combinatie van stijlen. De donkere banen op de linoleum vloer, kunnen bij bepaalde oogafwijkingen worden waargenomen als gaten. Dit alles doet afbreuk aan het gevoel van welbevinden. Ook is de locatie van zitjes in de centrale hal van invloed op de mate waarin zij gebruikt worden. Uit observaties blijkt dat onbeschutte zitjes nauwelijks bezet zijn, terwijl zitjes in de hoeken veel gebruikt worden. Uit interviews met bewoners kwam bovendien naar voren, dat zij de gangen op de verdiepingen associëren met het anoniem verblijven in een instelling, in plaats van met "een thuis". 

MeerWaarde

De inzichten uit de scan leveren de organisatie bruikbare input voor een gericht verbeterplan. Bijvoorbeeld in de aankleding van de gangen: door het aanbrengen van deurstickers  waarop de voordeur van de laatste eigen woning is afgebeeld, wordt de anonimiteit van de gangen doorbroken, en een gevoel van thuiskomen ondersteunt. De scan is bovendien bruikbaar als nulmeting, zodat effecten van interventies aangetoond kunnen worden. Meten is weten! 

MeerWaarde onderzoek

Feedforward van gebruikerservaringen voor een beter ontwerp 

Een grote hogeschool wil twee opleidingen herhuisvesten op een nieuwe locatie. Als input voor de planontwikkeling is een nulmeting uitgevoerd in de oude locatie. Op basis van deze performance meting zijn wensen en behoeften van de gebruikers (studenten, docenten, onderzoekers) in kaart gebracht. Met een nulmeting is het bovendien mogelijk om na ingebruikname van de nieuwe huisvesting, te meten in hoeverre deze een verbetering is. 

Uitdaging

Onderwijs heeft vele gebruikersgroepen, die zowel in behoeften als gebruik van de fysieke onderwijsomgeving, sterk van elkaar kunnen verschillen. One size does not fit all. Om een goed beeld van de behoeften te krijgen van deze diverse gebruikers, is een POE (Post Occupancy Evaluation) op maat ontwikkeld om de performance van de bestaande huisvesting in kaart te brengen. De POE bestond uit: interviews gehouden met onderwijsmanagers, enquêtes onder eindgebruikers ((inter-)nationale studenten van beide opleidingen; docenten; onderzoekers; ondersteunende medewerkers); observaties van gebruik;  metingen van temperatuur, luchtvochtigheid en akoestiek in een aantal ruimtes en een check op naleving van de ARBO-wetgeving.

MeerWaarde

De performancemeting heeft belangrijke inzichten opgeleverd die gebruikt konden worden voor het functioneel programma van eisen voor de nieuwbouw. Daarnaast is zicht gekregen op mogelijkheden voor het optimaliseren van de functionaliteit van de werk- en leeromgeving. Tot slot is het - bij herhaalde meting na ingebruikname- mogelijk voor de facilitaire organisatie/afdeling huisvesting om aan te tonen welke verbetering is gerealiseerd. Meten is weten! 

MeerWaarde onderzoek

Zicht op Verbetering  

Op de hoofdlocatie van Klimmendaal wordt (poli-)klinische specialistische revalidatiezorg geboden aan kinderen en volwassenen. Medewerkers van uiteenlopende disciplines werken samen aan de beste zorg voor de patiënt. De hoofdlocatie heeft een prachtige architectuur, maar desondanks is de gebruikerstevredenheid laag en wordt het gebouw als te krap beleefd. Als onderdeel van het strategisch vastgoedplan zal een aanliggende locatie sluiten. Meerdere functies moeten worden toegevoegd aan de hoofdlocatie.

Uitdaging

Deze locatie kent veel gebruikersgroepen, van peutergroepen tot opname van volwassenen. De locatie heeft een inpandig zwembad waar ze geen eigenaar van is en ook een school gebruik van maakt.  Om een goed beeld van de behoeften te krijgen van deze diverse gebruikers, is een POE (Post Occupancy Evaluation) op maat ontwikkeld om de performance van de bestaande huisvesting in kaart te brengen. De POE bestond uit interviews met zorgmanagers en vertegenwoordigers van de diverse teams, een enquête onder medewerkers; een guest journey per patiëntgroep;  analyse van de kamerplanning en roostering van patiëntencontact, metingen van de dekking van het WiFi-netwerk en een check op naleving van de ARBO-wetgeving.
Deze performancemeting heeft belangrijke inzichten opgeleverd. Samen met gebruikersgroepen hebben we die vertaald naar concrete adviezen voor optimalisatie van de routing en facilitaire dienstverlening, de functionaliteit van de huisvesting en de gastvrijheidsbeleving van patiënten. De bezettingsanalyse heeft een doorbraak gegeven in de dialoog tussen zorg en facilitair, met als resultaat een betere benutting van de locatie. Meten is weten! 

MeerWaarde strategisch advies

Een evidence-based dashboard voor de werkomgeving

Enexis heeft vele locaties in meerdere regio's, met een grote diversiteit aan gebruikers. De werkomgeving is de fysieke plek waarin heel veel beleid samenvalt: het strategisch beleid, het HRM-beleid, het ICT-beleid, locatiebeleid, duurzaamheidsbeleid, en specifieke programma's zoals rondom veiligheid en vitaliteit. 

Uitdaging

Om te kunnen sturen op de bijdrage van de werkomgeving aan de realisatie van strategische doelen, is het nodig om de juiste performance indicatoren vast te stellen. Na een uitgebreide documentanalyse zijn kernthema's vastgesteld. Vervolgens is op basis van literatuuronderzoek gezocht naar bewezen relaties met de werkomgeving en interventies die aantoonbaar effectief. Dit vormde de basis voor een met de afdelingen Vastgoed, ICT en HRM afgestemd beleidskader voor de werkomgeving. Tot slot hebben we de kernthema’s van het beleidskader vertaald naar evidence based performance indicatoren voor de werkomgeving. 

MeerWaarde

Het dashboard voor de werkomgeving omvat indicatoren voor alle voor de werkomgeving relevante disciplines. Hierdoor worden afdelingsoverschrijdende afhankelijkheden zichtbaar, wordt afdelingsoverstijgende samenwerking gestimuleerd en neemt de kwaliteit van de oplossingen en besluitvorming toe.  
  

MeerWaarde strategisch advies

Een integraal modulair programma van eisen

Enexis heeft vele locaties in meerdere regio's, met een grote diversiteit aan gebruikers. Het mede door ons ontwikkelde beleidskader voor haar werkomgeving moet vertaald worden naar een integraal PVE dat de strategische thema's uitwerkt in eisen op het niveau van gebouw en omgeving, werkomgeving, en services. 

Uitdaging

De werkomgeving is de fysieke plek waarin heel veel beleid samenvalt: het strategisch beleid, het HRM-beleid, het ICT-beleid, locatiebeleid, duurzaamheidsbeleid, en specifieke programma's zoals rondom veiligheid en vitaliteit. Om het nieuwe werkomgevingsbeleid te implementeren moeten de uitgangspunten vertaald worden naar een programma van eisen (PVE). Maar omdat het werkomgevingsconcept niet los kan worden gezien van vastgoedmanagement en de facilitaire services is het nodig om de PVE’s op elkaar aan te laten sluiten. Een ander vraagstuk is hoe je een standaard programma van eisen maakt dat zowel geschikt is voor grootschalige ver-/nieuwbouw en kleinere herhuisvestingstrajecten, en dat gebruikt kan worden als basis voor aanbesteding van facilitaire services. 

 

MeerWaarde

De strategische thema’s uit het beleidskader en de daarvan afgeleide performance indicatoren zijn vertaald naar een integraal PVE voor vastgoed, huisvesting (werkomgeving) en services. Hierbij zijn de bestaande PVE’s vanuit de thema’s op elkaar afgestemd en is de aansluiting op de speerpunten van de organisatie verstevigd. De modulaire opzet van het integraal PVE maakt het mogelijk om alleen de relevante onderdelen voor een bepaald vraagstuk te selecteren. Tot slot stelt de koppeling van het integrale PVE aan het dashboard voor de werkomgeving de organisatie in staat om de gerealiseerde kwaliteit te meten en monitoren, en zodoende te werken aan continue verbeteren.   

MeerWaarde strategisch advies

Hoe kan een nieuw werkplekconcept de vorming van een nieuwe cultuur ondersteunen?

Een fusie van drie grote energiebedrijven bracht een enorme reorganisatie met zich mee. Een van de uitdagingen was het samenvoegen van drie verschillende culturen tot een nieuwe, gezamenlijk gedragen, cultuur. Transformatie van de werkomgeving is ingezet als interventie om deze cultuurverandering te ondersteunen, en cultuurwaarden zo tastbaar mogelijk te maken. 

Uitdaging

De organisatie telde ruim 10.000 medewerkers die op meer dan 50 locaties waren gehuisvest. Er was behoefte aan een  breedgedragen werkplekconcept dat efficiënt kon worden geïmplementeerd. Het werkplekconcept moest dermate robuust en dynamisch zijn, dat het organisatiebreed kon worden ingezet en ook ruimte bood voor toekomstige ontwikkelingen. 
Na enig experimenteren werd duidelijk dat een aantal standaardoplossingen konden worden ingezet en dat bij implementatie vergelijkbare processen konden worden doorlopen. Slechts op een aantal onderdelen was maatwerk nodig, zoals ten aanzien van de ambiance. 
Qua proces werd een onderscheid gemaakt tussen inspanningen om gebruikers te begeleiden op het gebied van verandermanagement en voorbereiding op de nieuwe werkomgeving, en het proces dat de herhuisvesting logistiek ondersteunde. Hiervoor was intensieve afstemming met ICT, HRM, HSE en Corporate Communicatie nodig.
Uiteindelijk is op basis van deze ervaringen een werkplekconcept ontwikkeld onder de naam FIT Inn. Voor de implementatie is een toolkit ontwikkeld waarmee het proces kon worden ingericht bij herhuisvestingsprojecten.

MeerWaarde

Herhuisvestingsprojecten die volgens dit concept zijn uitgevoerd leidden op een efficiënte wijze (kortere duur en minder kosten) tot een effectieve oplossing (betere afstemming vraag en aanbod). Hiermee werd uiteindelijk de gebruikerstevredenheid verhoogd, tenminste 25% van het aantal vierkante meters gereduceerd en leverde de aanbesteding van werkplekgerelateerde producten en diensten aanzienlijke besparingen op.   

MeerWaarde huisvestingsadvies

Hoe kan continuïteit van zorg aan verstandelijk beperkte kinderen gegarandeerd worden tijdens grootschalige renovatie van de wijk?

In de wijk Keizerslanden is een logeerhuis gevestigd waar kinderen met een verstandelijke beperking in het weekend kunnen verblijven. Doordeweeks wordt deze locatie gebruikt voor gespecialiseerde naschoolse opvang. De wijk wordt gerenoveerd, waarbij de locatie van het logeerhuis/naschoolse opvang moet plaatsmaken voor appartementen. Het pand wordt gehuurd van een woningbouwcorporatie.

Uitdaging

Voor de periode van twee jaar moet een tijdelijke oplossing gevonden worden die voldoet aan alle veiligheidsvoorschriften, waarbij alle zorg op 1 locatie geboden kan worden, binnen de grenzen van de gemeente (i.v.m. taxivervoer van de naschoolse opvang). De betrokken woningbouwcorporatie heeft helaas geen oplossing voorhanden, en ook andere corporaties kunnen niets betekenen in deze zeer specifieke vraag. Het lijkt er even op dat de zorg noodgedwongen stopgezet moet worden. De enige mogelijkheid die zich aandiende, was om voormalige studentenhuisvesting te betrekken. Uitdagingen waren er wel: deze locatie was uitgewoond en voldeed niet aan de brandveiligheidseisen voor deze kwetsbare doelgroep. Het vergde veel creativiteit en flexibiliteit, maar door nauwe samenwerking met stakeholders en hun betrokkenheid bij het project, is het gelukt om de locatie tijdig op te leveren. Het logeerhuis kan weer tijdelijk onderdak bieden aan kinderen om ouders te ontzorgen. Het project bestond uit het opstellen van een functioneel programma van eisen, het vinden van een locatie, het doen van een voorstel voor noodzakelijke aanpassingen, het overleggen met stakeholders, het coördineren van werkzaamheden tot en met goedkeuring door de brandweer, oplevering, verhuizing en ingebruikname. 

MeerWaarde

Herhuisvestingsprojecten die volgens dit concept zijn uitgevoerd leidden op een efficiënte wijze (kortere duur en minder kosten) tot een effectieve oplossing (betere afstemming vraag en aanbod). Hiermee werd uiteindelijk de gebruikerstevredenheid verhoogd, tenminste 25% van het aantal vierkante meters gereduceerd en leverde de aanbesteding van werkplekgerelateerde producten en diensten aanzienlijke besparingen op.   

MeerWaarde ondersteuning

Projectleider Zorg in een GGZ-herhuisvestingsproject

GGNet heeft verschillende locaties in meerdere regio's, waar zorg wordt geboden aan uiteenlopende patiëntengroepen. De behandel/werkomgeving is de fysieke plek waarin heel veel belangen en visies samenkomen: van zorg (GEM, werken in de wijk, digitalisering, transitieleeftijd 15-25 jaar), services & vastgoed, ICT en HRM tot specifieke aandachtsgebieden zoals veiligheid en vitaliteit. 

Uitdaging

Onderdeel van de strategische vastgoedvisie is een concentratie van activiteiten in de regio, het verhogen van de kwaliteit van vastgoed en tegelijkertijd een reductie van het aantal m2. De uitdaging in dit project was het afstoten van een locatie en het inhuizen van deze gebruikers in het RGC in dezelfde plaats, met een toename van gebruikerstevredenheid. Uit een analyse van de kamerplanning en uit de nulmeting in het RGC bleek dat het pand zeer intensief gebruikt wordt en nauwelijks frictieleegstand kent. In de loop van de tijd waren teams zeer verspreid door het pand geraakt en een van de nieuwe patiëntgroepen had een een anti-relatie met een bestaande gebruiker. Doordat het pand als kliniek is gebouwd maar nog slechts deels als zodanig in gebruik is, is het een zeer inefficiënt (en dus duur) pand. Er was sprake van weinig samenhang in uitstraling en inrichting, en het entreegebied was niet gastvrij doordat de balie niet meer bemenst was. Deze inpassing was alleen mogelijk door een andere manier van ruimtetoewijzing, door meerdere bouwkundige ingrepen en door het verplaatsen van teams in het gebouw, met minimale verstoring van de patiëntenzorg en productie. De stuurgroep van het project bestond uit twee zorgdirecteuren en het hoofd Services & Vastgoed, alle zorgmanagers waren deel van de projectgroep en de vertegenwoordigers van alle gebruikersgroepen vormden samen de gebruikersgroep. 

MeerWaarde

In dit project hebben wij de rol van projectleider namens de zorg vervuld. Door het projectleiderschap in de eerste fasen vanuit zorg te voeren en pas in de realisatiefase over te hevelen naar Services & Vastgoed, waren alle belangen en behoeften steeds in beeld en geborgd. Doordat alle belanghebbenden in het gehele proces betrokken waren en daadwerkelijk invloed hadden op de oplossingsrichting was er sprake van toenemend vertrouwen en een groeiende samenwerking. De oogst van dit project: een toegenomen gebruikerstevredenheid, beter zicht op kritische succesfactoren voor het dagelijks management van het pand, een blauwdruk voor een interdisciplinaire aanpak van herhuisvestingsprojecten. 

MeerWaarde ondersteuning

Spoorboekje voor de uitvoering van de woonzorgvisie

Gemeente Deventer heeft een woonzorgvisie opgesteld met inbreng van een breed stakeholdersveld. De visie werd zonder veel aanpassingen door de Raad bekrachtigd. Voor de realisatie van de visie was een uitvoeringsagenda nodig: het spoorboekje.

Uitdaging

In de woonzorgvisie komen 27 landelijke, regionale en lokale programma's samen. Ook is er sprake van een wederzijdse afhankelijkheid van het sociaal en ruimtelijk domein, waar die in de praktijk nog niet zo sterk tot uitdrukking komt. Het eigenaarschap was niet altijd duidelijk belegd. Het spoorboekje moest SMART-geformuleerd worden om daadwerkelijk tot versnelling en resultaat te leiden.

MeerWaarde

In dit project hebben wij de regiemanager wonen en zorg en de projectgroep ondersteund door het schrijven van het spoorboekje. Daarvoor hebben we allereerst een gedegen documentenanalyse gemaakt. Hierdoor werden de verbanden en afhankelijkheden tussen programma's duidelijk, maar ook de overlap. Dit heeft geleid tot een nieuwe clustering van acties onder de drie actielijnen uit de woonzorgvisie. In samenspraak met de projectgroep werden trekkers per actie benoemd en zijn de tijdlijnen vastgesteld. De nieuw aangestelde woonzorgcoördinator kon hierdoor direct vanaf de eerste werkweek van start. 

MeerWaarde ondersteuning

Workshops met LEGO SERIOUS PLAY methode

LEGO SERIOUS PLAY combineert LEGO-stenen, metaforen en storytelling om vraagstukken op te lossen en visies te ontwikkelen. Met LEGO SERIOUS PLAY komen alle aspecten van een vraagstukken letterlijk op tafel. Door samen te bouwen ontstaat het draagvlak in het proces. De kracht van LEGO SERIOUS PLAY is dat elke deelnemer 100% betrokken is èn dat iedereen, ongeachte hiërarchische positie of functie, een gelijke inbreng heeft.

Uitdaging

Twee regionale instellingen voor middelbaar beroepsonderwijs gaan fuseren. Dat heeft ook gevolgen voor de vastgoedportefeuille. Bij het opstellen van de huisvestingsvisie blijkt dat de visie op onderwijs nog onvoldoende helder is. Met een LEGO SERIOUS PLAY workshop wordt de visie op onderwijs getoetst en vertaald naar kenmerken van huisvesting. 
IESSEL Cider, een ambachtelijke producent van appel- en perenciders, gaat verhuizen naar een nieuwe locatie aan de IJsseldijk. Deze locatie biedt de mogelijkheid van het uitbreiden van het business model. Met een LEGO SERIOUS PLAY workshop wordt de potentie van de nieuwe plek in beeld gebracht en vervolgens vertaald naar input voor het functioneel en ruimtelijk programma van eisen.
Vier regionale GGZ-aanbieders willen verkennen op welke wijze zij elkaar door samenwerking kunnen versterken. In een LEGO SERIOUS PLAY workshop met bestuurders en vastgoedmanagers leren de organisaties elkaar op een verbindende manier kennen.

MeerWaarde

Deelnemers van LEGO SERIOUS PLAY denken met hun handen. Daardoor kom je sneller tot de kern en komt er meer op tafel. Door het delen van persoonlijke zienswijzen ontstaat een veel rijker beeld van belangen, kansen en risico's. Omdat alle deelnemers 100% van de tijd actief deelnemen, ontstaat er vanzelf commitment op de uitkomst. De LEGO SERIOUS PLAY methode kan ook gebruikt worden om de invloed van trends en ontwikkelingen te bepalen en om scenario's te ontwikkelen (wat als...).
Share by: